Wie funktioniert der Prozess

Kontaktformular ausfüllen

Fülle das Kontaktfprmular aus:

• Wähle aus an wen die Nachricht gehen soll. Die zwei Awarenessteam Verantwortlichen sind nur vorausgewählt und können wieder abgewählt werden.
• Wähle einen Betreff. Dieser ist dann der Betreff der Emails die verschickt werden.
• Schreibe deine Nachricht. Dies wird dann der Emailinhalt. Falls du anonym bleiben willst, achte darauf dass du nichts schreibst über das man dich identifizieren kann (z.B: "LG Robert", "Auf der Weiterbildung X", "Gestern war ich alleine im Büro", ...)

Formular abschicken

Wenn du mit dem ersten schritt fertig bist musst du nur noch auf den Button mit "Abschicken" klicken.

Solltest du auf der Formularseite bleiben, hat irgendetwas nicht gestimmt. Das sollte dir duch eine rote Fehlermeldung angezeigt werden.

Wenn alles passt wirst du auf folgende Seite automatisch weitergeleitet:

• Dein ausgefülltes Formular wurde gespeichert. Alle 5 Minuten wird geprüft ob Personen ein Formular ausgefüllt und Abgeschickt haben. Falls es Neue gibt werden diese dann Versendet.
• Hast du die Versandverzögerung ausgewält wird die Email erst das nächste mal wenn es 0:00 ist versendet.

Nachrichtenstatus überprüfen

Auf der ebend genannten Seite findest du einen Link, über den du den Status deiner Nachricht order deiner Nachrichten überprüfen kannst.

• Für jede Person die die im Formular angewählt hast wird eine Email verschickt. Der Link informiert dich darüber ob die Email bereits vom System verschickt wurde und ob die Empfangsperson diese bereits gelesen hat.
• Im folgenden Beispiel wurden die Email gespeichert und soll an 2 Personen geschickt werden. Die Emails wurden noch nicht versand und somit auch noch nicht gelesen und bestätigt.
• Lade die Browserseite neu, um den aktuellen Status abzurufen.
• Halte den Link geheim. Technisch versierte Menschen könnten dich über den Link mit der Anfrage identifizieren, wenn sie an ihn kommen.

So sieht es aus wenn die Nachrichtvom System verschickt wurde und von der Empfänger:in der Erhalt bestätigt wurde.

Nachrichten über das Kontaktformular empfangen

Bist du eine der Personen auf dem Kontaktformular, dann wist du solche Nachrichten erhalten wenn dich eine Person darüber anschreibt:

• Der Absender der Email ist immer unser Server auf dem das Awarenessprogramm gehostet ist: web32@fred.umweltinstitut.org. Lass dich davon nicht verunsichern.
• Unter "An" sollte dein Name oder deine Emailadresse stehen.
• Dann kommt unter "Betreff" und im ersten Teil vom Inhalt der Nachricht das, was im Kontaktformular ausgefüllt wurde.
• Im zweiten Teil vom Inhalt befindet sich der Bestätigunslink. Nur wenn du diesen Link klickst erhält die Absender:in über ihren Link, den sie nach Absenden des Formulars erhalten hat eine Bestätigung, dass die Nachricht gelesen wurde. Also bitte anklicken!

Wenn die Bestätigung des Erhalts der Nachricht durch klicken des Links erfolgreich war, landest du auf folgender Seite. Falls nicht wende dich bitte an die IT.

Technische Anmerkungen

• Beim Aufüllen des Formulars werden keine Daten von dir gespeichert. Gespeichert wird: Betreff, Nachricht, Empfänger:innen, Verzögerter Versand Ja/Nein, Gesendet Ja/Nein, Empfangen Ja/Nein, eine einzigartige ID.
• Die einzigartige ID ist das einzige was dich mit der Abgesendeten Nachricht in Verbindung bringt. Wenn du diese nicht weitergibst, bleibst du anonym.
• Falls eine Person den kompletten Netzwerkverkehr detailiert überwacht, protokolliert und auswertet könntest du theoretisch trotzdem identifiziert werden. Dies wird hier jedoch nicht gemacht.

Noch Fragen?

Wenn noch was fehlt, es verstädnissprobleme gibt oder du einen Fehler entdeckt haben solltest, wende dich bitte an die IT.

Falls du anonym bleiben möchtest und trotzdem die IT informieren möchtest, dann gehe bitte den analogen Weg schreibe einen Zettel und lege ihn unbeobachtet ins entsprechende Fach oder auf den entsprechenden Tisch.